こんにちは、奥秋です。

コンセンサスビルディング（合意形成）に関するメルマガを執筆しました。
よろしければご覧ください( ´ ▽ ` )ﾉ

 

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【 対立から合意へ】～みんな納得！コンセンサスビルディング～
配信元：一般社団法人 日本コンセンサスビルディング協会

vol.2「会議の宿題が忘れられる理由」

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vol.2「会議の宿題が忘れられる理由」

【原則8 全員の利益が増大するようなパッケージ案を１つだけ作る】
利害関係の異なる全員がわずかでもあっても増大するようなパッケージ案を
１つだけメディエイターが作成し提示する

・　・　・　・　・　・　・

会議やミーティングで課せられる「次回までの宿題」。
参加者が「宿題を忘れる」理由に、実は合意形成の大きな秘密が
隠されていること、ご存知でしょうか？

会議で約束した宿題がなかなか遂行されない理由は、
主に３つに整理できます。
(1) 自分の宿題だと思っていない（忘れている、他の人がやると思っている）
(2) やる気がない、やろうと思ってもやり方がわからない
(3) 他の仕事で忙しい

・　・　・　・　・　・　・

私がまだ就職したての頃、先輩から「会議の議事録取り」を依頼されました。

今だから言えますが、当時は議事録どころか会議の内容もろくに理解していません・・・
そんな私、わかる範囲でわかることだけを記録して回覧。
しかし、特に誰からも補足も指摘もなく。

・・・あれ？これでいいのかな？何だか不安だけど誰も何も言わないの？

結局、その議事録から抜けもれてしまった宿題等は、
一切着手されることなく次の打ち合わせを迎えることとなってしまいました。

・　・　・　・　・　・　・

それから数年後のある日、会議中にノートパソコンで議事録を記録していた
同僚が、おもむろに自分のノートパソコンをプロジェクタに接続、
スクリーンに作成中の議事録が投影されました。

それまで各自がノートにメモを取っていたのですが、全員が手を止めて
全員の目線が一つにまとまります。
誰かが何かを話すと、その内容が本人の言葉そのままで記録されていきます。

すると、それまで口数が多くなかった仲間も自分の主張を口に始めました。

そして、最後に投影された議事録から全員で振り返りと宿題を確認。
会議が終わった直後に、「参加者の想いが記録された議事録」は参加者全員に
電子メールで配信されました。

次回の打ち合わせよりも前に、全員が宿題を完了したことは言うまでもありません。

・　・　・　・　・　・　・

就職したての私の頼りない議事録。
冒頭でお伝えした「宿題が遂行されない理由」に対する
言い訳がすべて網羅できる状態にあったのです。

かたや、スクリーンに投影された、全員の意思がこもった議事録。
全員の目前で「自分のやるべき宿題が、対応可能なスケジュールで」
次々と言語化されていたのです。

・　・　・　・　・　・　・

会議の参加者の想いを、否定せずに「対話（ダイアログ）」で知ること。
全員の想いを受け止めて、しっかりと会議のアウトプット＝「議事録」に反映させること。

そのポイントになるのが、コンセンサスビルディングでいう
「１つだけのパッケージ作成」です。

自分の意見が採用されることで深まる「納得感」、
参加者が議論や宿題に自分ごととして主体的に取り組む「自発的実行度」。

上記２つのポイントを満たすことができる、「１つだけのパッケージ作成」を
是非、あなたの会議でも取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

筆者：一般社団法人 日本コンセンサスビルディング協会
コンセンサスビルディング認定講師 奥秋 和歌子（おくあき わかこ）
⇒http://www.consensus-b.net/qualified-list/

発行人： 一般社団法人 日本コンセンサスビルディング協会
代表理事 小倉 広（おぐらひろし）
⇒ http://www.consensus-b.net/company/
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編集後記

認定講師の奥秋和歌子です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。

ご紹介させていただいた「１つだけのパッケージ作成」、
実はとても奥が深いものです。

特に、想いを込めるところ。
失敗を繰り返しながらでも、常に意識を高く持つことで
少しずつ磨かれていくことが、周囲の反応から実感できます。

「参加者の納得感・自発的実行度が上がる１つだけのパッケージ作成」に
関心をお持ちの方には、2級講座内でそのエッセンスをお伝えしていければと
思っています。

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